Betrokkenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, dan wel - als zij de leeftijd van zestien jaar nog niet bereikt hebben - hun wettelijke vertegenwoordigers, hebben het recht van inzage in, en recht op een kopie van, de over hen, respectievelijk hun pupil, opgenomen gegevens (artikel 6, lid 2).
Een dergelijk verzoek wordt gericht aan de Stichting ter attentie van de functionaris gegevensbescherming. Betrokkene kan zijn verzoek richten aan functionarisgegevensbescherming@driestarwartburg.nl.
Een leerling van 16 jaar of ouder die zijn of haar dossier opvraagt krijgt de volgende reactie:
Je hebt aangegeven inzage te willen in je leerlingendossier. Je hebt er nu recht op te lezen wat daarin is genoteerd de achterliggende jaren. Vooraf stellen we je een paar vragen. Niet om dit proces tegen te houden, maar om je bewust te maken van wat je vraagt en welke invloed dit op jouw verdere leven kan hebben. Denk goed na over:
We hopen dat leerlingen een goed overdacht besluit nemen en wensen hun hierbij wijsheid toe.
Blijft de leerling bij zijn of haar besluit, dan wordt de volgende procedure gevolgd:
De leerling geeft aan toch bij zijn of haar besluit te blijven om het dossier in te zien door zich te legitimeren. Dit doen we omdat we zeker willen weten dat de leerling het echt zelf is die dit aanvraagt. Vanwege de controle van de persoonsgegevens (geboortenaam, -plaats en –datum) vragen wij een kopie van het ID-bewijs in te leveren, zodat we kunnen controleren of de informatie aan de juiste persoon wordt verstrekt. Vanwege de privacywetgeving wordt gevraagd om de KopieID app te downloaden om met de smartphone een veilige kopie van het paspoort of ID-kaart te maken. Met deze app kan in de kopie de identiteitsgegevens worden doorgestreept die we niet nodig hebben, bijvoorbeeld de foto en BSN. Ook kan met deze app een watermerk in de kopie geplaatst worden met daarin het doel en de datum van de kopie. Bij het kopiëren van de ID-kaart hebben we de voor- en achterkant nodig. Op de achterkant staat namelijk de geboorteplaats en eventueel de vervolg naam/namen. Vervolgens kan de kopie worden verstuurd naar functionarisgegevensbescherming@driestarwartburg.nl. Heeft de leerling geen smartphone, dan kan de leerling zich persoonlijk komen identificeren bij de functionaris gegevensbescherming. Dat laatste mag trouwens toch als de leerling dat liever doet.
De leerling gaat daarna naar de adjunct-directeur van zijn of haar afdeling en vertelt over de motivatie voor de aanvraag.
Na het gesprek met de adjunct-directeur geeft de adjunct-directeur aan de functionaris gegevensbescherming door dat het dossier verzonden kan worden.
Het dossier wordt naar de leerling gemaild.