De Scholengroep Driestar-Wartburg verwerkt, beheert en beveiligt persoonsgegevens in overeenstemming met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke internationale en nationale wetgeving stelt. Uitgangspunt van het beleid is dat:
De Scholengroep Driestar-Wartburg beschikt over een register waaruit blijkt welke gegevens wij verwerken.
Om onderwijs te kunnen geven verwerken wij hoofdzakelijk persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders of verzorgers, personeel en sollicitanten. Daarnaast verwerken wij ook persoonsgegevens van vrijwilligers en andere personen die betrokken zijn bij de organisatie van het onderwijs en zorg voor onze leerlingen zoals medewerkers van het samenwerkingsverband, de leerplichtambtenaar, contactpersonen bij de gemeente en hulpverleners. Ook verwerken wij persoonsgegevens van bezoekers, leveranciers en anderen die betrokken zijn bij het dagelijkse reilen en zeilen binnen onze scholen. Zoals contactpersonen bij opleidingsinstellingen vanwege het lopen van een stage bij ons op school, contactpersonen bij aanbieders van (leer)middelen, de accountant en de juridisch dienstverlener. Deze groep wordt in deze privacyverklaring verder genoemd ‘derde betrokkenen’.
Veel persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van de betrokkenen. Soms ontvangen wij de persoonsgegevens van een andere partij. Zoals van een andere school, de rechtbank (zoals bijvoorbeeld informatie uit het gezagsregister) en het samenwerkingsverband. Een deel van de persoonsgegevens die wij verwerken verzamelen wij zelf, zoals voortgangsgegevens van leerlingen en gegevens over het functioneren van medewerkers. Meer informatie over de persoonsgegevens die wij verwerken is te vinden in ons Privacyreglement en in ons register van verwerkingsactiviteiten.
Wij verwerken persoonsgegevens van leerlingen en van hun ouders of verzorgers om onderwijs te geven, om onze leerlingen daarbij te begeleiden en de wettelijke taken die daaruit volgen uit te voeren. Verder gebruiken wij de contactgegevens ook om oud-leerlingen te informeren over activiteiten van de school. Daarnaast beschikken wij over beveiligingscamera’s om toezicht te houden en de veiligheid van leerlingen, medewerkers en bezoekers van de school te waarborgen.
Wij baseren deze verwerkingen op de onderwijsovereenkomst die wij met de leerling hebben, onze wettelijke taak en als dat nodig is op toestemming die wij aan de (ouders/verzorgers van de) leerling vragen. Zo vragen wij toestemming voor de publicatie van beeldmateriaal en het bewaren van contactgegevens van oud-leerlingen.
Wij verwerken persoonsgegevens van personeel en sollicitanten om werknemers te werven, in dienst te nemen en om de arbeidsovereenkomst uit te voeren. Daarbij verwerken wij de gegevens ook om te voldoen aan de wettelijke plichten die op ons rusten (belasting, pensioen, etc.). Verder gebruiken wij de contactgegevens ook om oud-medewerkers te informeren over activiteiten van de school. Beelden van de beveiligingscamera’s verwerken wij om toezicht te houden en de veiligheid van werknemers te waarborgen.
Wij baseren deze verwerkingen op grond van de (toekomstige) arbeidsovereenkomst die wij hebben gesloten met de werknemer of in het verleden hadden en de wettelijke taken die op ons rusten als werkgever. Voor verwerkingen die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, vragen wij toestemming. Zoals voor het onderling delen van persoonlijke informatie over collega’s (adresgegevens, geboortedata, persoonlijke informatie).
Verder publiceren wij met het oog op ons ‘marketing’ belang en ons belang dat de docenten die bij ons werken (her)kenbaar zijn, beelden van en informatie over medewerkers op de website.
Voor sollicitanten geldt verder dat een online screening onderdeel kan zijn van het sollicitatieproces. Sollicitanten worden hierover van tevoren geïnformeerd. Scholengroep Driestar-Wartburg voert deze screening alleen uit als dit passend is voor de functie en noodzakelijk is om de betrouwbaarheid en integriteit van de potentiële werknemer vast te stellen. Als wij gegevens van sollicitanten langer dan vier weken willen bewaren, vragen wij daarvoor toestemming.
Wij verwerken van derde betrokkenen gegevens om bedrijfsmiddelen in te kopen en de interne bedrijfsvoering te organiseren. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens van derde betrokkenen om leerlingen te begeleiden. Verder wordt ook van deze personen beeldmateriaal verwerkt om toezicht te houden en de veiligheid van deze personen te waarborgen.
Wij voeren verwerkingsactiviteiten uit met deze gegevens vanwege de uitvoering van een overeenkomst en het nakomen van de op ons rustende wettelijke verplichtingen. In ons register van verwerkingsactiviteiten is voor elk persoonsgegeven het doel en de wettelijke grondslag vastgelegd van de verwerking.
De beelden van de beveiligingscamera’s verwerkt Scholengroep Driestar-Wartburg omdat zij daar een gerechtvaardigd belang bij heeft, namelijk de beveiliging en het houden van toezicht.
Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Wij bewaren persoonsgegevens in systemen die beperkt toegankelijk zijn. Ook de toegang tot leerling- en personeelsdossiers in de administratie en digitale verzending van zeer gevoelige persoonsgegevens is goed beveiligd. Werknemers van Scholengroep Driestar-Wartburg die persoonsgegevens verwerken zijn gebonden aan geheimhouding.
Een overzicht van alle maatregelen die zijn getroffen, zijn opgenomen in het informatiebeveiligingsbeleid van Scholengroep Driestar-Wartburg.
Ondanks de vergaande inspanningen van Scholengroep Driestar-Wartburg kan geen absolute garantie worden gegeven voor de bescherming tegen alle bedreigingen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik of een lek in de beveiliging, neem dan contact met ons op. Na een melding laten wij binnen drie werkdagen weten hoe de kwetsbaarheid wordt opgepakt.
De persoonsgegevens die wij verwerken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De bewaartermijnen van de persoonsgegevens zijn opgenomen in ons register van verwerkingsactiviteiten. Wij hanteren de volgende standaard bewaartermijnen.
Persoonsgegevens van leerlingen verwijderen wij 2 jaar na uitschrijving. Hierop gelden de volgende uitzonderingen:
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactgegevens van oud-leerlingen | Na twee jaar, echter bij verkregen toestemming op verzoek van de leerling |
| Het onderwijskundig rapport en de gegevens die zijn opgenomen in de leerlingenadministratie (waaronder informatie over de in- en uitschrijving, verzuim en afwezigheid) | 5 jaar na uitschrijving |
| Informatie over de gezondheid van leerlingen vanwege een eventuele extra ondersteuningsbehoefte | 3 jaar nadat:
|
| Financiële en fiscale bekostigingsbescheiden | 7 jaar |
| Digitaal leermateriaal van onderbouw leerlingen | Gedurende het schooljaar waarin het materiaal is verzameld en ook het schooljaar dat daarop volgt |
| Digitaal leermateriaal van bovenbouw leerlingen | Gedurende het schooljaar waarin het materiaal is verzameld en de 2 schooljaren die daarop volgen |
| Gegevens over het gebruik van ICT-middelen en het schoolnetwerk | 6 maanden |
Voor personeel geldt dat het personeelsdossier, inclusief informatie over het gebruik van ICT-middelen en het schoolnetwerk, 2 jaar na uitdiensttreding wordt verwijderd. Gegevens betreffende de loonadministratie worden 7 jaar nadat de werknemer uit dienst is getreden verwijderd. De verzuimregistratie bewaren wij 5 jaar. Persoonsgegevens van sollicitanten worden 4 weken bewaard. In overleg met – en na toestemming van - de sollicitant kan Scholengroep Driestar-Wartburg besluiten om deze bewaartermijn tot 1 jaar te verlengen zodat eventuele toekomstige vacatures aan de sollicitant kunnen worden aangeboden. Contactgegevens van oud-medewerkers verwijderen wij op verzoek van de oud-medewerker en indien toestemming is verkregen op verzoek van de werknemer.
Persoonsgegevens van derde betrokkenen, zoals werknemers van leveranciers en werknemers van ketenpartners, bewaren wij zolang de (contractuele- of samenwerkings-) relatie bestaat en verwijderen wij uiterlijk 2 jaar nadat de samenwerking of het contract is geëindigd.
Beelden van de beveiligingscamera’s bewaren wij 4 weken of totdat een geconstateerd incident is afgehandeld.
Voordat de gegevens worden verwijderd beoordeelt Scholengroep Driestar-Wartburg of er bijzondere redenen zijn om de persoonsgegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er een conflict speelt dat eerst moet worden opgelost.
Ook de bewaarplaatsen van de persoonsgegevens zijn te vinden in het register van verwerkingsactiviteiten.
Wij geven persoonsgegevens alleen door aan derde partijen als dat noodzakelijk is om het onderwijs te organiseren, om overeengekomen diensten uit te (laten) voeren, als dat volgt uit de wet of als daar uitdrukkelijke toestemming voor is gegeven.
Als een opdrachtnemer een verwerker is in de zin van de AVG sluiten wij een schriftelijke verwerkersovereenkomst met de verwerker om te waarborgen dat de persoonsgegevens ook daar veilig zijn.
Verwerking in een land buiten de EER vindt alleen plaats als Scholengroep Driestar-Wartburg heeft vastgesteld dat de Europese Commissie voor dat land een adequaatheidsbesluit heeft genomen of als de partij met wie gegevens worden gedeeld op een andere manier heeft voorzien in passende waarborgen.
De Scholengroep Driestar-Wartburg heeft, met het oog op een veilige werk- en leeromgeving, de internettoegang voor medewerkers en leerlingen onder de loep genomen. Aangezien internet een integraal onderdeel is van moderne lesprogramma's, maar niet altijd veilig is voor kinderen, is besloten om de toegang via het schoolnetwerk te monitoren en te filteren. Dit houdt in dat toegang tot bepaalde websites geblokkeerd kan worden en dat de Scholengroep Driestar-Wartburg bijhoudt welke sites bezocht worden door gebruikers van het netwerk. Pogingen tot het bezoeken van geblokkeerde websites worden geregistreerd.
Ook als u een melding doet van een misstand in onze organisatie, zullen uw gegevens worden verwerkt. U kunt een melding doen bij de door onze scholengroep aangewezen functionaris gegevensbescherming. Deze functionaris kan door u in vertrouwen worden benaderd. Deze gegevens zullen zonder uw toestemming niet worden gedeeld met de schoolleiding. Voor meer informatie over de regeling verwijzen wij u naar de voor onze organisatie vastgestelde klokkenluidersregeling.
U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens, u mag een eerder gegeven toestemming intrekken en u heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook heeft u het recht te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om uw gegevens aan uzelf of aan een derde partij over te dragen.
Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten dan kunt u contact met ons opnemen.
Heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem ook dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming. Mocht u er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als u de website van de school bezoekt worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Ook optimaliseren wij hiermee de werking van de website. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt.
Scholengroep Driestar-Wartburg maakt in enkele gevallen gebruik van functionele en analytische cookies. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. U hebt altijd de mogelijkheid om cookies weer van uw harde schijf te verwijderen. Ook kunt u cookies uitschakelen via uw browser.
Scholengroep Driestar-Wartburg kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen publiceren wij op de website. Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw door te nemen om op de hoogte te blijven van de manier waarop Scholengroep Driestar-Wartburg uw persoonsgegevens verwerkt en beschermt.
Als u vragen en/of opmerkingen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Scholengroep Driestar-Wartburg, dan kunt u contact met ons opnemen. Ook zijn onze contactgegevens zijn te vinden op de algemene website van de Scholengroep Driestar-Wartburg.
Natuurlijk helpt Scholengroep Driestar-Wartburg u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.